ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด
ว่าด้วย การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
พ.ศ.2564
พ.ศ.2564
สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด
KURUSAMPHAN SURIN PROVINCE SAVING AND CREDIT COOPERATIVE LIMITED
📋 ระเบียบสหกรณ์
สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด
ว่าด้วย การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2564
* * * * * * * * * * * * * * *
อาศัยอำนาจตามมาตรา 16(8) ประกอบมาตรา 105 มาตรา 37 มาตรา 43(8) และมาตรา 44 แห่งพระราชบัญญัติสหกรณ์ พ.ศ. 2542 ข้อบังคับสหกรณ์ฯ ข้อ 59 ข้อ 72(8) และข้อ 94(11) และมติคณะกรรมการดำเนินการ ชุดที่ 33 ครั้งที่ 20/2564 ประชุมเมื่อวันที่ 9 ธันวาคม พ.ศ. 2564 เห็นชอบให้กำหนดระเบียบว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2564 ดังนี้
ข้อ 1
ชื่อระเบียบ
"ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2564"
ข้อ 2
วันบังคับใช้
ใช้บังคับตั้งแต่ วันที่ 16 ธันวาคม พ.ศ. 2564 เป็นต้นไป
ข้อ 3
ยกเลิกระเบียบเดิม
ให้ยกเลิกระเบียบสหกรณ์ฯ ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับลงวันที่ 31 พฤษภาคม พ.ศ. 2564) บรรดาระเบียบ มติ ประกาศ และคำสั่งอื่นใดที่กำหนดไว้ หรือขัด หรือแย้งกับระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน
ข้อ 4
นิยามศัพท์
| คำศัพท์ | ความหมาย |
|---|---|
| สหกรณ์ | สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| สมาชิก | สมาชิกประเภทสามัญและประเภทสมทบ ของสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| ประธานกรรมการ | ประธานกรรมการดำเนินการสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| คณะกรรมการดำเนินการ | คณะกรรมการดำเนินการสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์สุรินทร์ จำกัด |
| คณะกรรมการ | คณะกรรมการอำนวยการ คณะกรรมการเงินกู้ คณะกรรมการศึกษา และคณะอนุกรรมการ ซึ่งคณะกรรมการดำเนินการแต่งตั้ง |
| กรรมการ | กรรมการดำเนินการสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| ที่ปรึกษาสหกรณ์ | ที่ปรึกษาสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| ผู้จัดการ | ผู้จัดการสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| สื่ออิเล็กทรอนิกส์ | สื่อบันทึกข้อมูลหรือสารสนเทศที่ใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยการประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีการทางแสง ทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง |
| ผู้ควบคุมระบบ | ผู้ทำหน้าที่ดูแลและบริหารจัดการระบบควบคุมการประชุมตั้งแต่เริ่มจนกระทั่งเสร็จสิ้นการประชุมในแต่ละครั้ง |
| ระบบควบคุมการประชุม | ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และ/หรือ อุปกรณ์สื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ (ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์) ที่เชื่อมโยงกันเป็นเครือข่าย เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมสามารถเข้าถึงและใช้งานสำหรับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ ทั้งแบบเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ |
| การประชุม | การประชุมใหญ่สามัญประจำปี การประชุมใหญ่วิสามัญ การประชุมคณะกรรมการดำเนินการ การประชุมกรรมการ การประชุมคณะอนุกรรมการ และการประชุมอื่นๆ ที่สหกรณ์กำหนด |
| การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ | การประชุมตามกฎหมายที่กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมมิได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน แต่สามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ |
| ผู้ร่วมประชุม | ประธานกรรมการ กรรมการ ที่ปรึกษา ผู้สอบบัญชี ผู้ตรวจสอบกิจการ ผู้จัดการ เจ้าหน้าที่ สมาชิก หรือผู้แทนสมาชิก หรือบุคคลอื่นตามที่สหกรณ์กำหนด |
| บุคคลอื่น | สหกรณ์จังหวัด หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง |
| ผู้ให้บริการ | ผู้ให้บริการระบบควบคุมการประชุม |
📖 หมวด 1 — บททั่วไป
ข้อ 5
ข้อบังคับทั่วไป
การดำเนินงานของสหกรณ์ที่มิได้กำหนดไว้ในระเบียบนี้ ให้ปฏิบัติตามพระราชบัญญัติสหกรณ์ พ.ศ. 2542 และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง
ข้อ 6
เงื่อนไขการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จะกระทำได้โดยมติคณะกรรมการดำเนินการ ต้องมีรายการอย่างน้อย ดังนี้
-
1กำหนดการประชุมใดสามารถประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้🚫 ห้ามประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในเรื่องที่จำเป็นต้องประชุมร่วมกัน และเรื่องที่มีการกำหนดชั้นความลับซึ่งหากเปิดเผยจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่สหกรณ์
-
2กำหนดสถานที่การประชุม — การประชุมใหญ่ทุกรูปแบบสามารถกำหนดสถานที่กระจายออกไปตามจุดได้ พร้อมระบุผู้ร่วมประชุมแต่ละจุดและผู้ควบคุมระบบให้ชัดเจน
-
3อื่นๆ ตามความจำเป็นและเหมาะสม
ข้อ 7
การแจ้งหนังสือเชิญประชุม
ให้แจ้งหนังสือเชิญประชุมให้ผู้ร่วมประชุมทราบล่วงหน้าว่าจะดำเนินการผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พร้อมข้อกำหนดที่สำคัญและวิธีการที่ใช้ ผ่านช่องทาง
ข้อ 8
ข้อกำหนดในหนังสือเชิญประชุมใหญ่
หนังสือเชิญประชุมใหญ่ทุกรูปแบบต้องมีข้อกำหนดที่สำคัญอย่างน้อย ดังนี้
-
1กำหนดวิธีการจัดประชุมใหญ่ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แบบแสดงตนผ่านสื่อ หรือแบบให้ผู้เข้าร่วมอื่นรับรองการแสดงตน
-
2วันที่ วัน เวลา เรื่องที่จะประชุม (ระเบียบวาระ) และสถานที่ประชุมแต่ละแห่ง ตามที่ข้อบังคับกำหนด
-
3ผู้ลงลายมือชื่อในหนังสือเชิญประชุม ให้พิจารณาตามข้อบังคับของสหกรณ์
-
4รายละเอียดเกี่ยวกับระบบควบคุมการประชุม เอกสารประกอบการประชุม และอื่นๆ
-
5การแจ้งเชิญประชุมใหญ่ ให้แจ้งตามข้อ 7
ข้อ 9
ข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับระบบการประชุม
สหกรณ์ซึ่งมีหน้าที่ในการจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ อย่างน้อยต้องมี
①
การแสดงตนของผู้ร่วมประชุมผ่านสื่อก่อนการประชุม
②
การสื่อสารสองทางด้วยเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ
③
การเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมของผู้ร่วมประชุม
④
การลงคะแนนทั้งแบบเปิดเผยและแบบลับ (หากมี)
⑤
การจัดเก็บข้อมูล/หลักฐาน รวมถึงการบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ ตลอดระยะเวลาที่มีการประชุม (เว้นแต่การประชุมลับ)
⑥
การจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมทุกคน
⑦
การแจ้งเหตุขัดข้องในระหว่างการประชุม
ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมอาจใช้ระบบควบคุมการประชุมของตนเอง หรือของผู้ให้บริการที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมก็ได้
ข้อ 10
การรักษาความลับในการประชุม
ผู้ร่วมประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ต้องมิให้บุคคลอื่นร่วมรับฟัง บันทึกเสียง หรือบันทึกภาพในการประชุม
ข้อ 11
การจ่ายเบี้ยประชุม
ให้จ่ายค่าตอบแทนหรือเบี้ยประชุมแก่ผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้แสดงตนตามข้อ 12 ตามจำนวนที่เคยพึงจ่ายปกติได้
🖥️ หมวด 2 — มาตรฐานการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
ข้อ 12
การแสดงตนของผู้ร่วมประชุม
ให้ดำเนินการตามวิธีที่ผู้มีหน้าที่จัดประชุมกำหนด โดยอาจใช้เทคโนโลยีช่วยพิสูจน์และยืนยันตัวตน เช่น
เมื่อผู้ร่วมประชุมแสดงตนครบองค์ประชุมตามข้อบังคับ ให้ประธานในที่ประชุมเปิดประชุมและดำเนินการตามระเบียบวาระได้ โดยตลอดการประชุมต้องมีผู้ร่วมประชุมไม่น้อยกว่าองค์ประชุมที่กำหนด
ข้อ 13
มาตรฐานการสื่อสารสองทาง
ต้องดำเนินการด้วยช่องสัญญาณที่เพียงพอ และมีอุปกรณ์รองรับการถ่ายทอดเสียง หรือทั้งเสียงและภาพได้อย่างชัดเจนและต่อเนื่องตลอดการประชุม
⚠️ ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องทดสอบระบบก่อนการประชุม และจัดเตรียมวิธีการสำรอง เช่น การประชุมผ่านโทรศัพท์ กรณีมีเหตุขัดข้อง
ข้อ 14
การจัดการสิทธิผู้ร่วมประชุม
ในระหว่างการประชุม ประธาน/ผู้ควบคุมระบบ ต้องสามารถตัดสัญญาณเสียง สัญญาณภาพ หรือหยุดการส่งข้อมูลให้เครื่องหรืออุปกรณ์ของผู้ร่วมประชุมคนใดก็ได้ทันที หากมีเหตุจำเป็นหรือฉุกเฉิน เช่น เมื่อผู้ร่วมประชุมมีส่วนได้เสียในเรื่องที่พิจารณา
ข้อ 15
การเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุม
ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมจัดส่งเอกสารและข้อมูลที่นำเสนอให้แก่ผู้ร่วมประชุมก่อนหรือในระหว่างประชุม พร้อมแจ้งวิธีการเข้าถึงเอกสารดังกล่าว
ข้อ 16
เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
หนังสือเชิญประชุม เอกสารประกอบการประชุม รายงานการประชุม และเอกสารที่เกี่ยวข้องอาจทำในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยดำเนินการให้สอดคล้องตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
ข้อ 17
การลงคะแนนผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
การลงคะแนนโดยทั่วไป
อาจเลือกวิธีใดก็ได้ที่ระบุตัวผู้มีสิทธิลงคะแนนและทราบเจตนาของผู้ลงคะแนน เช่น การแสดงเจตนาด้วยภาพ เสียง สัญลักษณ์ หรือข้อความอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบการลงคะแนนลับ
ใช้วิธีที่ทราบจำนวนผู้ลงคะแนนและผลรวมโดยไม่สามารถระบุตัวตนผู้ลงคะแนนได้ เช่น ระบบสำรวจความเห็นทางออนไลน์ข้อ 18
การเลือกตั้งคณะกรรมการผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
กรณีประชุมใหญ่เพื่อลงคะแนนเลือกตั้งคณะกรรมการ เพื่อรักษาระยะห่างทางสังคม อาจกำหนดให้
-
1ประชุมใหญ่และลงคะแนนเลือกตั้งโดยผู้แทนสมาชิก
-
2เปิดรับสมัครผู้สมัครล่วงหน้า กำหนดหมายเลข ให้สมาชิก/ผู้แทนสมาชิกลงคะแนน ณ สถานที่ประชุมแต่ละจุด โดยเสร็จก่อนวาระแรก
-
3นำรายชื่อจากการสรรหาเสนอให้ที่ประชุมใหญ่ลงคะแนนเลือกตั้ง
🚫 ห้ามลงคะแนนทางไปรษณีย์ล่วงหน้าแล้วนำมานับคะแนนในสถานที่ประชุม
ข้อ 19
การจัดเก็บข้อมูลและหลักฐาน
ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องจัดเก็บข้อมูลดังนี้
-
1วิธีการแสดงตนพร้อมสรุปจำนวนและรายชื่อผู้ร่วมประชุม (บันทึกไว้ในรายงานการประชุม)
-
2วิธีการลงคะแนนพร้อมผลการลงคะแนน (บันทึกไว้ในรายงานการประชุม)
-
3ข้อมูลบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (เว้นแต่การประชุมลับ)
-
4เหตุขัดข้องที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม
-
5ข้อมูลจราจรทางอิเล็กทรอนิกส์ อย่างน้อยต้องระบุตัวบุคคล Username วันเวลาเข้าร่วม-เลิกประชุม (นาฬิกาต้องตรงมาตรฐาน)
📌 เหตุขัดข้องที่ไม่กระทบสาระสำคัญในการประชุม มิให้มีผลทำให้การประชุมต้องเสียไป
ข้อ 20
มาตรฐานการบันทึกและเก็บรักษาข้อมูล
การบันทึกข้อมูลตามข้อ 19 ให้บันทึกในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และเก็บรักษาอย่างน้อย ดังนี้
-
1รักษาความถูกต้องของข้อมูล ตั้งแต่การเริ่มสร้างจนเสร็จสมบูรณ์
-
2รักษาความครบถ้วน มีมาตรการป้องกันการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อมูล
-
3รักษาสภาพพร้อมใช้งาน ให้ข้อมูลสามารถนำกลับมาแสดงหรือใช้ได้ในภายหลัง
-
4รักษาความลับ ความเป็นส่วนตัว และคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กำหนดสิทธิการเข้าถึง และห้ามผู้ควบคุมระบบ/ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมแก้ไขข้อมูลที่เก็บรักษาไว้
ข้อ 21
ช่องทางแจ้งเหตุขัดข้อง
ให้ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมจัดเตรียมช่องทางการแจ้งเหตุขัดข้องเพื่อรองรับการแก้ไขเหตุขัดข้องแก่ผู้เข้าร่วมประชุมในระหว่างการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
ข้อ 22
การจัดเก็บข้อมูลภายหลังการประชุม
เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องจัดเก็บข้อมูลทั้งหมด (เสียง/ภาพ และข้อมูลจราจร) ภายในเจ็ดวันนับแต่วันสิ้นสุดการประชุม
ข้อ 23
การทำลายข้อมูล
กรณีที่กำหนดให้ทำลายข้อมูลการประชุม ผู้ให้บริการและผู้ควบคุมระบบต้องใช้เทคโนโลยีและวิธีการที่มั่นคงปลอดภัยในการทำลายข้อมูล โดยข้อมูลต้องออกจากสื่อบันทึกของผู้ให้บริการและผู้ควบคุมระบบนั้นโดยสมบูรณ์
ข้อ 24
บทเฉพาะกาล — การประชุมที่เตรียมการไว้ก่อน
การประชุมที่สหกรณ์เตรียมการไว้ก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับและยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จ ซึ่งอาจมิเป็นไปตามระเบียบนี้ ให้ดำเนินการต่อไปจนแล้วเสร็จ แต่ไม่เกิน 30 วันนับแต่วันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ
ข้อ 25
ระยะเวลาบังคับใช้
ให้การปฏิบัติตามระเบียบนี้สิ้นสุดวันที่ 1 ธันวาคม 2565 ทั้งนี้ สหกรณ์สามารถประกาศขยายระยะเวลาหรือยกเลิกการปฏิบัติตามระเบียบนี้ได้ก่อน หากมีเหตุผลความจำเป็นตามประกาศของนายทะเบียน
ข้อ 26
การวินิจฉัยปัญหา
กรณีมีปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ ให้คณะกรรมการดำเนินการเป็นผู้วินิจฉัยชี้ขาด และถือมติเป็นที่สุด
ข้อ 27
ผู้รักษาการตามระเบียบ
ให้ประธานกรรมการเป็นผู้รักษาการให้เป็นไปตามระเบียบนี้
ประกาศ ณ วันที่ 16 ธันวาคม พ.ศ. 2564
(นายสำเริง บุญโต)
ประธานกรรมการ
สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด