ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด
ว่าด้วย การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์
พ.ศ.2564
พ.ศ.2564
สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด
KURUSAMPHAN SURIN PROVINCE SAVING AND CREDIT COOPERATIVE LIMITED
📋 ระเบียบสหกรณ์
สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด
ว่าด้วย การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ พ.ศ. 2564
* * * * * * * * * * *
อาศัยอำนาจตามความในข้อบังคับสหกรณ์ฯ ข้อ 72(8) และข้อ 94(11) และมติที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ชุดที่ 33 ครั้งที่ 20/2564 วันที่ 9 ธันวาคม พ.ศ. 2564 ได้กำหนดระเบียบว่าด้วย การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ พ.ศ. 2564 ดังต่อไปนี้
ข้อ 1
ชื่อระเบียบ
"ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด ว่าด้วย การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ พ.ศ. 2564"
ข้อ 2
วันบังคับใช้
ใช้บังคับตั้งแต่ วันที่ 16 ธันวาคม พ.ศ. 2564 เป็นต้นไป
ข้อ 3
ยกเลิกระเบียบเดิม
ให้ยกเลิกระเบียบสหกรณ์ฯ ว่าด้วย การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสาร พ.ศ. 2555 (ฉบับลงวันที่ 30 กรกฎาคม 2555) และบรรดาระเบียบ มติ ประกาศ คำสั่งอื่นใดที่ขัดหรือแย้งกับระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน
ข้อ 4
นิยามศัพท์
| คำศัพท์ | ความหมาย |
|---|---|
| สหกรณ์ | สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| คณะกรรมการดำเนินการ | คณะกรรมการดำเนินการของสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| ประธานกรรมการ | ประธานกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| ผู้จัดการ | ผู้จัดการสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
| เจ้าหน้าที่ | เจ้าหน้าที่ของสหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด |
ข้อ 5
การเก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติ
การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น
ข้อ 6
การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว
ให้เจ้าหน้าที่แยกเอกสารเป็นเรื่องๆ เย็บเข้าเล่มหรือเก็บเข้าแฟ้ม พร้อมทำบัญชีหน้าเรื่องหรือบัญชีเรื่องประจำแฟ้ม เอกสารที่ไม่สามารถเก็บโดยวิธีดังกล่าวให้มัดรวมเป็นหมวดหมู่พร้อมทำบัญชีประจำหมวดหมู่ และทำสารบัญเรื่อง/แฟ้ม/หมวดหมู่เพื่อความสะดวกในการค้นหา
📦 เมื่อตรวจบัญชีประจำปีเสร็จแล้ว ให้เจ้าหน้าที่รวบรวมเอกสารที่ตรวจบัญชีแล้วเก็บไว้ในที่อันปลอดภัย
ข้อ 7
การดูแลรักษาสภาพเอกสาร
ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังเก็บรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพเรียบร้อยและปลอดภัย
-
!ชำรุดเสียหาย — รายงานต่อผู้จัดการเพื่ออนุญาตให้ซ่อมให้อยู่ในสภาพเหมือนเดิม
-
!สูญหาย — รายงานต่อผู้จัดการเพื่ออนุญาตให้ทำสำเนามาแทนให้ครบบริบูรณ์เท่าที่จะทำได้
ข้อ 8
การยืมเอกสาร
-
1ผู้ยืมต้องบันทึกขออนุญาตต่อสหกรณ์ และต้องได้รับอนุญาตจากประธานกรรมการ
-
2ผู้ยืมต้องมอบหลักฐานการยืมให้พนักงานเก็บ และลงชื่อในสมุดทะเบียนยืมเอกสาร โดยเจ้าหน้าที่เรียงลำดับวันที่ เดือน ปีไว้เพื่อความสะดวกในการสอบถาม
-
3เอกสารความลับ — ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหรือคัดลอกโดยเด็ดขาด เว้นแต่ผู้มีอำนาจที่เกี่ยวกับการตรวจสอบหรือการดำเนินคดี
ข้อ 9
ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร (ไม่น้อยกว่า 10 ปีเป็นหลัก)
♾️
เก็บตลอดไป
ประเภทที่ 1
(ก) หลักฐานสำคัญของสหกรณ์ เช่น เรื่องจัดตั้ง ข้อบังคับ ใบสมัคร ทะเบียนสมาชิก รายงานประชุม บัญชีและทะเบียนต่างๆ หลักฐานตรวจบัญชี รายงานกิจการประจำปี สถิติต่างๆ
(ข) หลักฐานทางอรรถคดี หรือสำนวนของศาล อัยการ หรือพนักงานสอบสวน
📅
≥ 5 ปี
ประเภทที่ 2
หลักฐานทางการเงินต่างๆ ของสหกรณ์
🗂️
≥ 3 ปี
ประเภทที่ 3
หนังสือขอเปลี่ยนแปลงเงินสะสมรายเดือน / หนังสือขอลาออก / คำขอกู้และหนังสือกู้เงินสามัญและเงินกู้พิเศษ ที่เก็บรักษามาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี หลังสมาชิกชำระหนี้เสร็จสิ้น
📄
≥ 1 ปี
ประเภทที่ 4
เอกสารประชาสัมพันธ์ / เอกสารแจ้งเวียน / คำขอกู้และหนังสือกู้เงินฉุกเฉิน ที่เก็บรักษามาแล้วไม่น้อยกว่า 1 ปีหลังสมาชิกชำระหนี้เสร็จสิ้น
ข้อ 10
กระบวนการทำลายเอกสาร
ในปีหนึ่งๆ ให้ผู้จัดการมอบหมายเจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารที่สมควรทำลาย แล้วยื่นต่อคณะกรรมการดำเนินการพิจารณา เมื่อเห็นชอบให้ตั้งกรรมการคัดเลือกและควบคุมการทำลาย อย่างน้อย 3 คน
🗑️ ขั้นตอนการทำลายเอกสาร (5 ขั้นตอน)
-
1คัดเลือกเอกสารตามระเบียบว่าด้วยเอกสารเรื่องใดควรทำลายได้
-
2เสนอรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่สมควรทำลายต่อคณะกรรมการดำเนินการเพื่ออนุมัติ
-
3แสดงรายงานและบัญชีรายชื่อที่ได้รับอนุมัติ และมอบสำเนาให้เจ้าหน้าที่เก็บบันทึกในหนังสือเก็บและบัญชีประจำเรื่อง/หมวดหมู่/แฟ้ม
-
4ควบคุมการทำลายหรือทำลายด้วยตนเอง อาจใช้เครื่องมือเผา หรือวิธีอื่นใดตามความเหมาะสม
-
5เสนอรายงานผลการปฏิบัติให้คณะกรรมการดำเนินการทราบ และมอบให้เจ้าหน้าที่เก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐาน
ข้อ 11–12
การวินิจฉัยปัญหาและผู้รักษาการ
หากมีปัญหาประการใด ให้เป็นอำนาจของคณะกรรมการดำเนินการวินิจฉัยชี้ขาด มติถือเป็นที่สิ้นสุด
ให้ประธานกรรมการเป็นผู้รักษาการตามระเบียบนี้
ให้ประธานกรรมการเป็นผู้รักษาการตามระเบียบนี้
ประกาศ ณ วันที่ 16 ธันวาคม พ.ศ. 2564
(นายสำเริง บุญโต)
ประธานกรรมการ
สหกรณ์ออมทรัพย์คุรุสัมพันธ์จังหวัดสุรินทร์ จำกัด